6. MECANISMOS DE CONTROLE

Deverão ser mantidos controles e registros internos consolidados que permitam verificar, além da adequada identificação do cliente, a compatibilidade entre as correspondentes movimentações de recursos, atividade econômica e capacidade financeira, conforme estabelecido na Circular BCB nº. 3.978/2020, para realização de seus negócios como, políticas, processos, códigos de ética, de conduta etc.

6.1 Avaliação Interna de Risco

A VILLELA INSTITUIÇÃO DE PAGAMENTO S/A realizará a identificação e mensuração interna do risco de utilização de seus produtos e serviços na prática da lavagem de dinheiro e do financiamento do terrorismo.
A Empresa deverá, inclusive, registrar qualquer recusa do cliente ou do portador dos recursos em prestar a informação sobre a origem de recursos depositados ou aportados a fim de que essa informação seja utilizada nos processos de monitoramento, seleção e análise de situações suspeitas de lavagem de dinheiro e de financiamento do terrorismo. Para identificação do risco, a avaliação interna considerará os perfis de risco dos clientes da VILLELA INSTITUIÇÃO DE PAGAMENTO S/A, incluindo o modelo de negócio e a área geográfica de atuação, das operações, transações, produtos e serviços, abrangendo todos os canais de distribuição e a utilização de novas tecnologias, bem como, das atividades exercidas pelos colaboradores, parceiros e prestadores de serviços terceirizados.

Para a avaliação do risco serão definidos:

● os critérios de definição da periodicidade de execução dos processos de monitoramento e seleção para os diferentes tipos de operações e situações monitoradas; e
● os parâmetros, as variáveis, as regras e os cenários utilizados no monitoramento e seleção para os diferentes tipos de operações e situações.

Serão definidas categorias de risco que possibilitarão a adoção de controles de gestão e de mitigação para as situações, de acordo com a respectiva relevância para a VILLELA INSTITUIÇÃO DE PAGAMENTO S/A.

Serão utilizadas na avaliação interna de risco, quando disponíveis, avaliações realizadas por entidades públicas do País relativas ao risco de lavagem de dinheiro e de financiamento do terrorismo.
A avaliação interna de risco será documentada e aprovada pelo responsável pelas atividades de PLD-FTP.

A avaliação interna de risco deverá ser revisada a cada dois anos, bem como quando ocorrerem alterações significativas nos perfis de risco dos clientes, da Empresa, modelo de negócio, operações, transações, produtos e serviços. Os parâmetros de “Avaliação Interna de Riscos” que são considerados na avaliação e qualificação dos clientes, compreendem minimamente:

Impeditivos:
● Lista do COAF (Bacen), CSNU e OFAC;
● Trabalho Escravo e/ou Infantil;
● Apontamento no Cadastro Nacional de Empresas Punidas pela Lei Anticorrupção;
● Penalidades administrativas pelo Banco Central do Brasil.

Risco Alto:
● Processo Criminal;
● Processo Judicial;
● Inscrição em Dívida Ativa da União da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional;
● Pessoa Exposta Politicamente (PEP).

Risco Médio:
● Débito Trabalhista;
● Movimentação incompatível com o perfil, a capacidade financeira e o patrimônio.
● Certidões Positivas de Débitos;
● Pessoa Exposta Politicamente (PEP).

Risco Baixo:
● Registro de Reclamações no PROCON

6.2 Papeis e Responsabilidades pelos Controles

As áreas internas da VILLELA INSTITUIÇÃO DE PAGAMENTO S/A devem estar aptas a detectar e informar a área responsável pelas atividades de cadastro, quaisquer incorreções ou atualizações de cadastro verificadas nos processos sob suas competências. Embora a responsabilidade seja compartilhada, a área responsável pelas atividades de cadastro de clientes atuará de forma mais ostensiva.

As áreas responsáveis pelas atividades de contratação de funcionários (RH), contratação de parceiros/prestadores de serviços e de cadastro de clientes manterão controles com o objetivo de manter os respectivos dados e informações, que estão sob suas responsabilidades, atualizadas. Para os casos em que se identifique necessidade de atualização de dados, a área encaminhará solicitação de retificação ou atualização à área responsável pela prospecção e captação dos clientes, área de contratação de funcionários (RH) e de contratação de parceiros/prestadores de serviços (contratante do produto/serviço), que providenciarão a obtenção dos dados necessários e atualização do cadastro.

A VILLELA INSTITUIÇÃO DE PAGAMENTO S/A capacita seus responsáveis pela coleta, verificação, validação e atualização de informações cadastrais, visando a conhecer os clientes, os funcionários, os parceiros/prestadores de serviços, no que se refere a identificação dos riscos de ocorrência de Lavagem de dinheiro e de financiamento do terrorismo adotando os seguintes processos:

● Conhecimento adequado do cliente, funcionário, parceiro/prestadores de serviços e de suas atividades profissionais e econômicas;
● Análise cuidadosa dos documentos apresentados pelo cliente, funcionário, parceiro/prestador de serviço;
● Análise da atividade econômica/capacidade financeira do cliente, funcionário, parceiro/prestador de serviço;
● Manutenção do cadastro atualizado e verificação de alterações da atividade econômico-financeira; ● Armazenamento e conservação das informações e registros durante cinco anos, contados a partir do primeiro dia do ano seguinte ao do término do relacionamento;

6.3 Atenção às Entidades Abrangidas pela Regulamentação

De acordo com o Artigo 9º da Lei 9.613/98, que dispõe sobre os crimes de “lavagem” ou ocultação de bens, direitos e valores e a prevenção da utilização do sistema financeiro para os referidos ilícitos, a VILLELA INSTITUIÇÃO DE PAGAMENTO S/A sujeita-se à identificação, registro de transações e comunicação das operações financeiras dos seus clientes. A lei atribui às pessoas jurídicas de setores econômico-financeiros o atendimento as seguintes regras e obrigações:

● Identificar seus clientes e manter cadastro atualizado;
● Realizar consultas em todos os clientes em ferramentas contra a lavagem de dinheiro e o financiamento do terrorismo;
● Manter registro de transações dos clientes;
● Atender às requisições formuladas pelo Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF);
● Manter cadastro durante período mínimo de cinco anos contados do encerramento da conta ou da conclusão da transação;
● Dedicar atenção às operações que possam constituir-se em sérios indícios de lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo;
● Comunicar, às autoridaCento do terrorismo, sem dar ciência de tal ato ao cliente;
● Comunicar operações que ultrapassem o limite fixado pela autoridade competente.

7. MONITORAMENTO DE SITUAÇÕES SUSPEITAS

A VILLELA INSTITUIÇÃO DE PAGAMENTO S/A deverá observar:

● A existência de pessoal qualificado e treinado, que esteja apto a identificar qualquer transação que aparente ser ilícita, ou seja, incompatibilidade entre as correspondentes movimentações de recursos, atividade econômica e capacidade financeira de clientes (exemplo: operações discrepantes das condições normais de mercado em razão do perfil do cliente);
● Sistemas parametrizados para a identificação de atividades suspeitas;
● Política de treinamento atualizada e em linha com as exigências internas e dos órgãos reguladores;
● Instituição de canal para recepção de propostas (casos em que o cliente dificulte sua identificação), operações ou situações suspeitas, por qualquer área ou funcionário;
● Definição de perfis de clientes para acompanhamento;
● Análises tempestivas na base de clientes;
● Acompanhamento por meio sistêmico as operações contratadas por clientes;
● Beneficiário final não identificado

7.1 Processos de Monitoramento

O conjunto de regras e controles possibilitará a identificação e conhecimento da origem dos seus recursos financeiros, de suas atividades, bem como a potencialidade dos seus negócios. Dessa forma, reduzirá os riscos de seus produtos e serviços da Empresa serem utilizados para legitimar recursos provenientes de atividades ilícitas. A VILLELA INSTITUIÇÃO DE PAGAMENTO S/A não contratará terceiros para a realização da análise de operações e situações suspeitas. Entretanto, poderá contratar terceiros para a prestação de serviços auxiliares à análise.

No caso de contratação de serviços de processamento e armazenamento de dados e de computação em nuvem, bem como de serviços auxiliares à análise, a VILLELA INSTITUIÇÃO DE PAGAMENTO S/A observará o estabelecido na Resolução 4.893/2021, que dispõem sobre a política de segurança cibernética e sobre os requisitos para a contratação de serviços de processamento e armazenamento de dados e de computação em nuvem.

O período para a execução dos monitoramentos e de seleção das operações e situações suspeitas não poderá exceder o prazo de quarenta e cinco dias, contados a partir da data de ocorrência da operação ou da situação. A VILLELA INSTITUIÇÃO DE PAGAMENTO S/A tem mais 45 dias da data de seleção da operação suspeita, para analisar as operações e situações selecionadas.

8. MONITORAMENTO DE PESSOAS EXPOSTAS POLITICAMENTE

A VILLELA INSTITUIÇÃO DE PAGAMENTO S/A adotará providências de identificação e caracterização ou não de pessoas expostas politicamente, recorrendo à confronto das informações fornecidas, com as informações disponíveis em sistema informatizado, que possibilitem o cruzamento de dados de clientes PJ e de seus sócios, administradores e representantes legais, bem como, de seus familiares ou estreito colaborador, com as bases de dados relacionadas com clientes considerados Pessoas Expostas Politicamente – PEP em bancos de dados públicos ou privados.

Consideram-se pessoas expostas politicamente os agentes públicos que desempenham ou tenham desempenhado, nos últimos cinco (5) anos, no Brasil ou em países, territórios e dependências estrangeiros, cargos, empregos ou funções públicas relevantes, assim como seus representantes, parentes, o cônjuge, o companheiro(a), o enteado(a) e ou estreito colaborador. No caso de clientes brasileiros devem ser abrangidos:

1. Os detentores de mandatos eletivos dos Poderes Executivo e Legislativo da União;

2. Os ocupantes de cargo, no Poder Executivo da União:
 de Ministro de Estado ou equiparado;
 de natureza especial ou equivalente;
 de Presidente, Vice-presidente e Diretor, ou equivalentes, de autarquias, fundações públicas, empresas públicas ou sociedades de economia mista;
 Do Grupo Direção e Assessoramento (DAS), nível 6 ou equivalentes;

3. Os membros do Conselho Nacional de Justiça, do Supremo Tribunal Federal, dos tribunais superiores, dos tribunais regionais federais, do trabalho e eleitorais, do Conselho Superior da Justiça do Trabalho e do Conselho da Justiça federal.

4. Os governadores de Estado e do Distrito Federal, os presidentes de tribunal de justiça, de assembleia e câmara legislativa, os presidentes de tribunal de contas de Estado, do Distrito Federal e de Município, e de conselho de contas dos Municípios.

Também são considerados PEPs, os familiares (parentes) em linha reta ou colateral, até o segundo grau, o cônjuge, o companheiro (a), o enteado (a) ou estreito colaborador. É dever de todos os colaboradores adotar medidas de vigilância reforçada e contínua da relação de negócio mantida com pessoa exposta politicamente e é obrigatória as informações que permitam caracterizar um cliente como PEP e identificar a origem dos recursos envolvidos nas transações. A caracterização de Pessoas Expostas Politicamente (PEP), deverão apresentar “Declaração sobre a condição de ser PEP”, no momento da contratação de produtos/serviços, com o preenchimento obrigatório de campo específico para esta finalidade na Ficha Cadastral. A VILLELA INSTITUIÇÃO DE PAGAMENTO S/A adotará processos e controles internos na qualificação de PEP, inclusive realizando a classificação do risco do cliente nas categorias de risco de acordo com a probabilidade de ocorrência e a magnitude dos impactos financeiro, jurídico, reputacional e socioambiental para a Empresa. Esta classificação possibilitará a adoção de controles de gestão e de mitigação para as situações, de acordo com a respectiva relevância para a Empresa.

Será obrigatória a autorização prévia da alta administração para o estabelecimento de relação de negócios ou para o prosseguimento de relações já existentes quando o cliente passe a se enquadrar como um politicamente exposto, tanto no início quanto na manutenção do relacionamento com o cliente PEP. A avaliação interna de risco será realizada por detentor de cargo ou função de nível hierárquico superior ao do responsável pela autorização do relacionamento com o cliente. A VILLELA INSTITUIÇÃO DE PAGAMENTO S/A não deverá iniciar a relação de negócios sem que os processos de identificação e de qualificação do cliente estejam concluídos, admitindo-se, por um período máximo de trinta dias, o início da relação de negócios em caso de insuficiência de informações relativas à qualificação do cliente, desde que não haja prejuízo ao monitoramento e seleção de operações e situações suspeitas. A Empresa deverá efetuar o registro e acompanhamento das movimentações financeiras, identificando a origem dos recursos movimentados por PEPs e assegurando que serão detectadas quaisquer eventuais tentativas de burlar a análise.

8.1 Avaliação da Efetividade da Política, dos Processos e dos Controles

A avaliação será documentada em relatório específico elaborado anualmente, com data-base de 31 de dezembro e encaminhado, para ciência, até 31 de março do ano seguinte ao da data-base à Presidência da VILLELA INSTITUIÇÃO DE PAGAMENTO S/A.

O relatório conterá as seguintes informações sobre a metodologia adotada:

● Avaliação de efetividade;
● Testes aplicados;
● Qualificação dos avaliadores;
● Deficiências identificadas; e
● Avaliação dos processos de:
 Verificação, validação e adequação de informações de clientes,
 Conhecimento de funcionários, parceiros e prestadores de serviços terceirizados,
 Monitoramento, seleção, análise e comunicação ao COAF,
 Governança da política de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo,
 medidas de disseminação de cultura voltadas à prevenção da lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo,
 Programas de capacitação periódica de pessoal, e
 Ações de regularização dos apontamentos da auditoria interna e da supervisão do Banco Central do Brasil.

Deverá ser elaborado e encaminhado o plano de ação e o respectivo relatório de acompanhamento para ciência e avaliação, até 30 de junho do ano seguinte ao da data-base do relatório à Presidência da VILLELA INSTITUIÇÃO DE PAGAMENTO S/A. A Empresa manterá, pelo prazo mínimo de cinco anos, à disposição do Banco Central do Brasil, os seguintes documentos e informações:

● Política de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e ao Financiamento do terrorismo;
● Documento relativo à avaliação interna de risco, juntamente com a documentação de suporte à sua elaboração;
● Relatório de avaliação de efetividade;
● Versões anteriores da avaliação interna de risco e de avaliação de efetividade;
● Manual relativo aos processos de conhecimento dos clientes, funcionários, parceiros e prestadores de serviços terceirizados bem como, de monitoramento, seleção e análise de operações e situações suspeitas;
● Dados, registros e informações relativas aos mecanismos de acompanhamento e de controle;
● Documentos relativos ao plano de ação e ao respectivo relatório de acompanhamento.

A VILLELA INSTITUIÇÃO DE PAGAMENTO S/A manterá à disposição do Banco Central do Brasil e conservará pelo período mínimo de dez anos:

● As informações coletadas nos controles destinados a conhecer os clientes, contado o prazo acima, a partir do primeiro dia do ano seguinte ao término do relacionamento com o cliente;
● As informações coletadas nos controles destinados a conhecer os funcionários, parceiros e prestadores de serviços terceirizados, contado o prazo acima, a partir da data de encerramento da relação contratual;
● As informações e registros, contado o prazo acima, a partir do primeiro dia do ano seguinte ao da realização da operação.

9. COMUNICAÇÃO DE OPERAÇÃO SUSPEITA

As movimentações financeiras que possam indicar a existência de crime, em razão de suas características, valores, formas de realização e instrumentos utilizados, ou que não apresentam fundamento econômico ou legal, bem como aquelas com indícios de financiamento do terrorismo, devem ser comunicadas à Alta administração, que, após análise, se confirmados os indícios, decidirá pela comunicação da informação ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF).

Por tratar-se de uma instituição de pagamento não vinculada diretamente ao Banco Central do Brasil, toda comunicação ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF), se dará por meio dos parceiros vinculados. Portanto deverá ser comunicado ao parceiro vinculado para que efetue a comunicação. As informações repassadas na comunicação devem abranger todos os dados das partes envolvidas, tipo de operação, valor em reais, forma e data de realização, meios utilizados, número do CPF/CNPJ do titular e as transações que geraram as suspeitas. A análise das operações e situações suspeitas de lavagem de dinheiro e de financiamento do terrorismo, deverá ser formalizada em dossiê, independentemente da comunicação ao COAF. A Lei nº. 9.613/98 impõe às instituições o dever de abster-se de fornecer aos respectivos clientes informações sobre eventuais comunicações. Portanto, em se concretizando a suspeita e a operação for negada ou a operação for comunicada ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF), o cliente não deverá ser informado, conforme o disposto na Circular BCB nº. 3.978/2020. Assim como toda a comunicação e troca de informações efetuadas entre a Área de Controles Internos e Compliance e outros colaboradores da VILLELA INSTITUIÇÃO DE PAGAMENTO S/A sobre uma determinada situação, não deverá ser compartilhada com o cliente, apenas com os seus superiores. A decisão de comunicação da operação ou situação ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF) deve estar fundamentada conforme informações registradas em dossiê. A comunicação da operação ou situação suspeita ao COAF, deve ser realizada até o dia útil seguinte ao da decisão de comunicação.

10. CONSULTA A SDN LIST DO OFFICE OF FOREIGN ASSETS CONTROL REGULATIONS (OFAC)

A VILLELA INSTITUIÇÃO DE PAGAMENTO S/A monitorará as transações com produtos financeiros proibidas ou ainda qualquer outro tipo de negociação em que estejam envolvidas pessoas norte americanas com pessoas embargadas ou restritas pelo governo dos Estados Unidos, ou seja, nomes de indivíduos e empresas ao redor do mundo que estão envolvidas em algum tipo de transação sujeita a sanções. A lista que deve ser consultada regularmente pela VILLELA INSTITUIÇÃO DE PAGAMENTO S/A torna conhecidos os países e pessoas embargadas ou restritas, quando publicada pelo OFAC e conhecida SDN list – “Specially Designated Nationals” ou “SDNs.”, em que constam os indivíduos e as empresas de propriedade ou controladas porque agem por ou em nome de países ou pessoas visadas.

11. ATUALIZAÇÃO E VIGÊNCIA

Esta política entra em vigor na data de sua aprovação e será revisada anualmente ou sempre que houver mudanças relevantes em processos, ferramentas ou legislação aplicável.

12. HISTÓRICO DE VERSÕES, ALTERAÇÕES E APROVAÇÕES